Prioritäten setzen, wenn alles wichtig scheint

Warum sich alles gleich wichtig anfühlt

Ein Anfang kostet fast nichts. Er verlangt nur eine Entscheidung und ein bisschen Vorfreude, und er zeigt dir noch keine einzige Schwierigkeit.

Schwierig wird es erst in der Mitte, wenn der Reiz weg ist und das Ende noch weit. Genau dort sieht jede neue Idee besonders gut aus, weil sie noch keine Mitte hat. So entsteht eine Liste, auf der alles angefangen ist.

Mit Faulheit hat das nichts zu tun. Viele offene Baustellen haben vor allem Menschen, denen viel wichtig ist. Dir fehlt nicht der Antrieb, du verteilst ihn nur auf zu viele Stellen, und dann reicht er an keiner bis zum Ende.

Was dich zu viele Baustellen kosten

Sie arbeiten im Kopf weiter. Ein Vorhaben, das liegt, liegt nicht einfach da. Es meldet sich, wenn du eigentlich einen Film sehen willst, und bei fünf offenen Vorhaben wird daraus ein Grundrauschen.

Jeder Wechsel kostet mehr als die Minuten. Wenn du von einer angefangenen Sache zur nächsten gehst, bleibt ein Teil deiner Aufmerksamkeit bei der ersten hängen. Zwei freie Stunden, in denen du dreimal wechselst, sind keine zwei Stunden.

Es wird später fertig. Nimm an, jedes deiner fünf Vorhaben braucht zwei Monate, wenn du dich nur darum kümmerst. Die Arbeit ist in beiden Fällen dieselbe, nur der Zeitpunkt nicht:

Du glaubst dir selbst weniger. Wenn der Zettel am Sonntag jede Woche gleich aussieht, rechnest du irgendwann schon beim Aufschreiben damit, dass es wieder liegen bleibt. Eine Sache, die wirklich fertig wird, gibt dir mehr zurück als fünf, die halb vorangekommen sind.

Prioritäten setzen in 5 Schritten

Plan dafür einen ruhigen Abend ein, etwa eine halbe Stunde. Papier reicht.

1. Alles Offene aufschreiben

Schreib alles auf, was du angefangen hast und was noch offen ist, eine Zeile je Vorhaben. Auch die, an denen du seit Wochen nichts getan hast, und auch die kleinen.

Das fühlt sich zuerst unangenehm an, weil die Liste lang wird. Aber erst wenn alles an einer Stelle steht, kannst du wählen. Solange es nur im Kopf ist, wirkt alles gleich groß.

2. Sortieren: weiterlaufen, verändern, einmal erledigen

Geh jede Zeile durch und frag dich, was sie eigentlich ist. Manches muss nur weiterlaufen, wie die Rücklage mit einem Dauerauftrag. Manches musst du nur einmal erledigen, wie den Keller an einem Samstag.

Übrig bleiben die Vorhaben, mit denen du etwas verändern willst. Nur zwischen diesen musst du wirklich wählen. Am Laufen halten kannst du vieles, verändern nur eins nach dem anderen.

3. Eins wählen

Nimm nicht das, was am lautesten ist oder am meisten drängelt. Stell dir für jedes Vorhaben aus der Gruppe „verändern“ drei Fragen:

1. Macht es die anderen leichter? Manches Vorhaben räumt den Weg für andere frei.
2. Passt es zu dem, wo du hinwillst? Gemeint ist dein Bild von dir in ein paar Jahren, nicht die Pflicht von heute.
3. Wofür ist jetzt die Zeit? Manches hat gerade ein Fenster, das später zu ist.

Dann schreib einen Satz: Ich nehme zuerst …, weil … Wenn du den Satz nicht zu Ende schreiben kannst, nimm das nächste Vorhaben und probier es noch einmal.

4. Den anderen einen Platz geben

Jedes andere Vorhaben bekommt eine von drei Antworten: Es läuft weiter wie bisher, es wartet, oder du streichst es.

Für alles, was wartet, schreibst du einen kleinen Parkzettel mit zwei Sätzen: Wo stehe ich? Und wann schaue ich wieder darauf? Das dauert eine Minute und nimmt dem Kopf die Sorge, dass etwas verloren geht.

Streichen darf sein. Nicht jedes Vorhaben, das du einmal angefangen hast, musst du zu Ende bringen. Nicht jetzt heißt außerdem nicht nie.

5. Den nächsten kleinen Schritt mit Datum festlegen

Für das eine gewählte Vorhaben legst du den nächsten Schritt fest, und zwar so klein, dass er an einem normalen Abend passt, und mit einem Tag: Donnerstag, die Gliederung für Kapitel 1 schreiben.

Den anderen gibst du bewusst keine genauen Pläne. Wer für fünf Vorhaben gleichzeitig Schritte plant, sieht vor allem, wie viel das zusammen ist.

Beispiel: Der Zettel vom Sonntagabend, sortiert

So kann der Zettel vom Anfang aussehen, nachdem er durch die fünf Schritte gegangen ist:

Aus fünf offenen Baustellen ist ein Vorhaben geworden, und keins der anderen ist verloren.

Wenn die nächste Idee kommt

Sie kommt bestimmt, und meistens in der Woche, in der dein gewähltes Vorhaben zäh wird. Leg dir deshalb vorher eine Regel zurecht.

Aufschreiben ist nicht anfangen. Schreib die neue Idee auf eine Liste für später, mit dem Datum. Damit ist sie sicher, und du musst nichts entscheiden.

Eins rein, eins raus. Eine neue Idee darf erst anfangen, wenn ein anderes Vorhaben fertig ist oder bewusst gestrichen wurde.

Und wenn die Idee nach vier Wochen auf der Liste immer noch gut aussieht, ist sie es vermutlich wirklich. Viele sehen nach ein paar Wochen ganz anders aus.

Eisenhower, ABC & Co.: Was Methoden leisten

Die meisten Methoden zum Prioritäten setzen kommen aus dem Arbeitsalltag. Sie sortieren Aufgaben, und dafür sind sie gut:

Bei Lebensvorhaben helfen sie wenig. Ein eigenes Projekt, eine Rücklage und ein Lauf im April sind alle wichtig und keins davon ist dringend. In der Matrix landen sie im selben Feld.

Für die Frage, welches Vorhaben jetzt dran ist, brauchst du deshalb die drei Fragen aus Schritt 3. Die Methoden helfen dir danach, die Woche für dieses eine Vorhaben zu planen. Wie du dein Vorhaben in Etappen zerlegst, steht im Ratgeber zu Neujahrsvorsätzen.

Was die Forschung zu vielen Zielen sagt

Offene Ziele kreisen im Kopf. In Versuchen von E. J. Masicampo und Roy Baumeister störten unerledigte Ziele bei anderen Aufgaben. Sobald die Teilnehmenden einen konkreten Plan dafür machten, verschwand dieser Effekt, obwohl das Ziel noch nicht erledigt war. Das ist die Idee hinter dem Parkzettel.

Aufmerksamkeit bleibt hängen. Sophie Leroy und Theresa Glomb zeigten, dass nach einer Unterbrechung ein Teil der Aufmerksamkeit bei der alten Aufgabe bleibt. Eine kurze Notiz, wo und wie man weitermacht, verringerte das. Etwa eine Minute reicht.

Pläne für viele Ziele helfen weniger. Amy Dalton und Stephen Spiller fanden: Genaue Wenn-dann-Pläne helfen bei einem Ziel. Wer sie für mehrere Ziele gleichzeitig macht, sieht vor allem, wie schwer alles zusammen wird, und der Vorteil verschwindet.

Loslassen darf sein. Carsten Wrosch und Kollegen fanden, dass Menschen, die sich von unerreichbaren Zielen lösen und sich neuen zuwenden können, sich im Schnitt wohler fühlen. Ein bewusst gestrichenes Vorhaben ist deshalb keine Niederlage.

Typische Fehler beim Prioritäten setzen

• Alles in eine Reihenfolge bringen. Eine Liste von eins bis fünf ändert nichts, wenn du trotzdem an allen fünf arbeitest.
• Das Lauteste wählen. Was am meisten drängelt, ist selten das, was dich am weitesten bringt.
• Die anderen einfach liegen lassen. Ohne Parkzettel melden sie sich weiter. Mit Parkzettel dürfen sie warten.
• Sofort umsteigen, wenn es zäh wird. Zäh heißt meistens nur, dass du in der Mitte bist.
• Jede neue Idee sofort anfangen. Erst aufschreiben, dann warten, dann entscheiden.

Häufige Fragen zum Prioritäten setzen